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So beschriftest du einen Brief richtig - Anleitung und Richtlinien

Welche Arten von Briefen gibt es?

Die Kunst des Schreibens von Briefen ist so alt wie die menschliche Zivilisation selbst. Ob formell oder informell, geschäftlich oder persönlich – Briefe sind ein zeitloses Mittel der Kommunikation. Im Folgenden werden verschiedene Arten von Briefen aufgezählt und ihre Merkmale und Verwendungszwecke beleuchtet.

 

  1. Formelle Briefe:

    Formelle Briefe sind oft im geschäftlichen oder offiziellen Kontext anzutreffen. Sie folgen einem strengen Format und nutzen die förmliche Sprache. Bewerbungsschreiben, Geschäftsbriefe und Beschwerdebriefe sind Beispiele für formelle Briefe.

Merkmale:

  • Präzise und klare Sprache.
  • Striktes Format mit Absenderinformationen, Datum, Empfängerinformationen, Anrede, Hauptteil, Grußformel und Unterschrift.


  1. Informelle Briefe:

    Informelle Briefe werden in persönlichen Beziehungen oder ungezwungenen Situationen verwendet. Hier können die Schreibenden ihre persönliche Stimme und einen lockeren Tonfall einsetzen. Freundschaftsbriefe und Dankesbriefe sind typische Beispiele.

Merkmale:

  • Lockerer Ton und persönlicher Ausdruck.
  • Kreativität und individueller Stil sind erwünscht.
  • Weniger formelles Format, aber dennoch klar strukturiert.


  1. Geschäftsbriefe:

    Geschäftsbriefe dienen der offiziellen Kommunikation zwischen Unternehmen. Sie können Angebote, Verträge, Mitteilungen oder Anfragen umfassen.

Merkmale:

  • Spezifische und klare Sprache.
  • Betreffzeile für die schnelle Identifikation des Inhalts.
  • Professionelles Format mit Absenderdetails, Empfängerinformationen, Datum, Betreff, Anrede, Hauptteil, Grußformel und Unterschrift.


  1. Bewerbungsschreiben:

    Bewerbungsschreiben werden verwendet, wenn man sich für eine bestimmte Position bewerben möchte. Sie sollten die Qualifikationen und Motivation des Bewerbers hervorheben.

Merkmale:

  • Fokus auf beruflichen Hintergrund und Qualifikationen.
  • Klare Darstellung der Motivation für die Bewerbung.
  • Professionelles Format mit persönlichem Touch.


  1. Dankschreiben:

    Dankschreiben werden verfasst, um Dankbarkeit und Wertschätzung auszudrücken. Sie können sowohl geschäftlich als auch persönlich sein.

Merkmale:

  • Dankbarer Ton und Ausdruck der Wertschätzung.
  • Konkrete Erwähnung des Grundes für die Dankbarkeit.
  • Freundliche Grußformel und persönliche Unterschrift.


  1. Offizielle Briefe:

    Offizielle Briefe werden für behördliche oder formelle Angelegenheiten gebraucht. Sie können Mitteilungen, Anfragen oder Genehmigungen enthalten.

Merkmale:

  • Klare und präzise Sprache.
  • Formelles Format mit Absenderinformationen, Datum, Empfängerinformationen, Betreff, Anrede, Hauptteil, Grußformel und Unterschrift.
  • Verwendung von förmlichen Titeln und Höflichkeitsausdrücken.

Wie beschrifte ich einen Brief richtig?

Das Verfassen eines Briefes ist nicht nur eine Frage der Wahl der richtigen Worte, sondern auch der Präsentation. Die äußere Gestaltung, insbesondere die Beschriftung des Kuverts, spielt eine entscheidende Rolle, um einen professionellen und respektvollen Eindruck zu hinterlassen. Hier ist ein Leitfaden, wie man einen Brief richtig beschriftet:

 

  1. Absenderinformationen:

    Beginne in der linken oberen Ecke des Kuverts mit den Absenderinformationen. Gib hier deinen vollständigen Namen, deine Adresse, Stadt und Postleitzahl an. Dies ermöglicht es dem Zusteller, den Brief bei Bedarf zurückzuschicken.

Beispiel:

Max Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt

 

  1. Empfängerinformationen:

    Auf der rechten Seite des Kuverts befinden sich die Empfängerinformationen. Schreibe den vollständigen Namen des Empfängers, die Adresse und die Postleitzahl. Achte darauf, dass die Adresse korrekt und gut lesbar ist, um eine reibungslose Zustellung zu gewährleisten.

Beispiel:

Frau/Herr [Name des Empfängers]
Straße und Hausnummer
PLZ und Ort des Empfängers

 

  1. Briefmarke:

    Platziere in der rechten oberen Ecke des Kuverts die Briefmarke. Achte darauf, dass die Briefmarke den erforderlichen Wert für das Gewicht des Briefes hat. Positioniere die Briefmarke so, dass sie nicht überlappend oder teilweise auf dem Absenderbereich liegt.


  2. Verschluss:

    Der Verschluss des Kuverts befindet sich in der Mitte. Falte den Brief so, dass die obere Kante des Papiers mit der unteren Kante abschließt. Stelle sicher, dass der Verschluss sauber und fest ist, um den Inhalt zu schützen.

  3. Notwendige Markierungen:

    Falls erforderlich, füge spezifische Anweisungen für den Zusteller hinzu, wie z. B. „Bitte nicht knicken“ oder „Eilzustellung“. Diese Anweisungen sollten in der Nähe der Empfängeradresse platziert werden.

  4. Zusätzliche Angaben:

    Bei internationalen Sendungen müssen möglicherweise zusätzliche Angaben wie das Land des Empfängers in englischer Sprache hinzugefügt werden.

Tabellarischer Überblick

  DIN      A6     A5    A4 ohne Fenster     A4 mit Fenster 
  Maße in mm  

 

114 x 162

 

162 x 229

 

229 x 324

 

 

229 x 324

  Absender  

 

links oben auf der Vorderseite

 

links oben auf der Vorderseite/ längs

 

 

links oben auf der Vorderseite/ längs

 

 

links oben auf dem Briefpapier

  Empfänger  

 

rechts unten auf der Vorderseite

 

 

rechts unten auf der Vorderseite/ längs

 

 

rechts unten auf der Vorderseite/ längs

 

rechts unten auf dem Briefpapier

 

Was ist die „2cm-Regel“?

Die „2cm-Regel“ beim Beschriften von Briefen bezieht sich auf die Empfehlung, den oberen Rand des Briefkopfes oder der Absenderinformationen mindestens 2 Zentimeter vom oberen Rand des Papiers zu positionieren. Diese Regel ist besonders relevant für formelle oder geschäftliche Briefe, bei denen eine standardisierte Formatierung wichtig ist.

Die Gründe für die Einhaltung dieser Regel sind vielfältig:

  • Ästhetische Ausrichtung: Ein klar definierter Abstand zum oberen Rand sorgt für ein ausgewogenes und professionelles Erscheinungsbild des Briefes. Dies trägt dazu bei, dass der Brief ordentlich und gut gestaltet aussieht.

  • Scannen und Kopieren: Die 2cm-Regel erleichtert das Scannen und Kopieren von Briefen. Ein ausreichender Abstand vom oberen Rand stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, wenn der Brief durch Scanner oder Kopiergeräte bearbeitet wird.

  • Automatisierte Verarbeitung: In maschinellen Verarbeitungsanlagen, wie sie beispielsweise bei Postdiensten verwendet werden, erleichtert die 2cm-Regel die automatisierte Verarbeitung von Briefen. Maschinen können die Absenderinformationen besser erfassen und behandeln, wenn diese in einem definierten Bereich platziert sind.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen für die Briefbeschriftung je nach Land, Unternehmen oder Organisation variieren können. Die 2cm-Regel ist daher eher eine generelle Richtlinie und es wird empfohlen, die spezifischen Vorschriften oder Richtlinien des entsprechenden Dienstleisters oder Unternehmens zu überprüfen. Ein konsequentes Befolgen der Beschriftungsrichtlinien trägt dazu bei, dass der Brief den erforderlichen Standards entspricht und reibungslos durch den Versand- und Bearbeitungsprozess geht.

 

Die 8 häufigsten Fehler beim Beschriften von Briefen:

  1. Unleserliche Handschrift oder Druck:

    Eine schlechte Lesbarkeit der Absender- und Empfängerinformationen auf dem Kuvert kann zu Zustellproblemen führen. Achte darauf, dass die Beschriftung klar und gut lesbar ist.

  2. Falsche Platzierung der Absenderinformationen:

    Die Absenderinformationen sollten in der linken oberen Ecke des Kuverts platziert werden. Stelle sicher, dass diese klar und korrekt angegeben sind.

  3. Falsche Platzierung der Empfängerinformationen:

    Die Empfängerinformationen sollten auf der rechten Seite des Kuverts platziert werden. Stelle sicher, dass diese klar und korrekt angegeben sind.

  4. Inkorrekte Briefmarke:

    Überprüfe, ob die Briefmarke den erforderlichen Wert für das Gewicht des Briefes hat. Eine unzureichende oder falsch platzierte Briefmarke kann zu Zustellproblemen führen.

  5. Verschluss nicht richtig geschlossen:

    Achte darauf, dass der Brief richtig gefaltet und der Verschluss ordnungsgemäß geschlossen ist. Ein offenes Kuvert kann zu Verlusten oder Beschädigungen des Inhalts führen.

  6. Nicht beachten von Formatvorgaben:

    Je nach den Formatvorgaben der Postdienste oder Länder können bestimmte Regeln für die Beschriftung von Briefkuverts gelten. Informiere dich vorab über diese Vorgaben.

  7. Vernachlässigung von Adressänderungen:

    Wenn sich deine Adresse geändert hat, vergiss nicht, die neue Absenderadresse zu verwenden. Veraltete Adressinformationen können zu Rücksendungen führen.

  8. Fehlende Rücksendeinformationen:

    Wenn du möchtest, dass der Brief bei Zustellproblemen zurückgesendet wird, gib klare Rücksendeinformationen an.

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